Veja como automatizar processos no e-commerce pode ajudar seu negócio a ter uma operação mais eficiente e com gastos reduzidos.

Os processos burocráticos de qualquer empresa tendem a tomar tempo dos funcionários e elevar as despesas, isso não é diferente para lojas virtuais. No entanto, é possível automatizar processos no e-commerce para garantir um bom funcionamento da operação do negócio e proporcionar mais assertividade na execução das rotinas da empresa. 

Geralmente, todo o funcionamento de um e-commerce fica refém de vários sistemas diferentes que, às vezes, causam confusão entre os setores. Os processos do trabalho tendem a ficar mais complexos à medida que novas áreas surgem. Em grande parte dos casos, os novos setores utilizam vários sistemas e planilhas, que não conversam entre si, deixando o processo moroso e pouco estratégico. 

Na prática, é como se o atendimento ao cliente usasse o sistema X, a expedição a ferramenta Y e a área de logística o Z; quando alguém de um setor diferente precisa de algo, é necessário acessar um sistema que não possui familiaridade. 

Centralizar os dados em um único sistema é o primeiro passo para desburocratizar esses processos. Com isso, também é possível chegar à etapa de automatizar as atividades no e-commerce, deixando tudo mais prático para sua equipe e para seus clientes, otimizando o esforço de tempo e financeiro. 

Notificações automáticas de envio, geração de nota fiscal logo após a confirmação do pagamento e importação de produtos para estoque com base na NF de compra são apenas algumas das opções disponíveis em sistemas que oferecem a possibilidade dessa centralização. 

Automatizar processos no e-commerce significa tirar o peso de realizar todas aquelas tarefas manuais e repetitivas da rotina, focando no que realmente importa para o seu negócio. 

As vantagens de automatizar o e-commerce 

Como já vimos, automatizar algumas rotinas tende a trazer enormes benefícios para a operação da loja virtual. Economizar tempo, reduzir despesas, aumentar a produção e a escalabilidade foram alguns pontos. Vamos ver outras vantagens? 

Todos os sistemas em uma ferramenta 

Quanto maior a empresa, mais comum é que haja vários softwares para cada área. O financeiro utiliza um para gerenciar as contas do e-commerce, o faturamento utiliza outro para emitir notas e demais documentos, o estoque já tem um diferente para gerenciar todos os produtos da loja, a expedição trabalha com mais um totalmente diferente… 

A grande questão é que nem todos eles conseguem transmitir informações entre si, fazendo com que as demandas precisem de mais pessoas especializadas em determinado sistema para serem feitas. 

Por exemplo: o atendimento não consegue ter certeza sobre a entrega de um produto e precisa demandar para que o setor de transportes verifique e, só então, dar um retorno para o cliente. O problema é que, de acordo com a demanda, isso pode levar dias. 

Contar com um sistema que entregue todas essas soluções, definindo níveis de acesso para a necessidade de cada setor, é muito mais eficiente. Quando uma compra é feita, por exemplo, todos os outros setores já podem ter conhecimento sobre ela e analisar a capacidade do time de atender esse pedido. 

Outra vantagem é que com tudo no mesmo software, extrair relatórios é mais simples e objetivo, possibilitando uma visão mais estratégica do negócio ao analisar falhas e oportunidades. 

Melhora a performance da empresa 

Com várias rotinas automatizadas, a equipe consegue focar em demandas que exigem mais atenção ou um cuidado especial durante a sua realização. 

Um sistema de gestão integrado também permite uma enorme otimização de tempo: as tarefas rotineiras que consomem praticamente toda a jornada de trabalho de alguns funcionários, podem ser feitas de forma rápida e automática, permitindo alocar esses colaboradores para áreas que demandam mais pessoas. 

A performance financeira também é impactada aqui: com vários processos automáticos, redução no número de sistemas diferentes que são utilizados, mais tempo para a equipe focar em tarefas que exigem mais e a centralização das informações que permitem análises completas sobre o negócio, trazem à empresa a possibilidade de reduzir muitos custos e investir o capital de forma mais estratégica. 

A visão geral sobre o e-commerce traz uma vantagem competitiva muito grande, reduzindo o número de falhas e trazendo boas oportunidades. Com o tempo, também será possível perceber novos processos que podem ser automatizados, diminuindo outras despesas. Outra grande vantagem é poder ter informações em tempo real do que acontece com a empresa, bastando acessar o sistema. 

Reduz a possibilidade de erros 

Dentre todas as vantagens, uma das maiores é a redução de erros no dia a dia do e-commerce. Com menos ações humanas e somado ao fato de que tudo é automatizado, a possibilidade de alguma coisa dar errado também diminui. 

Um dos erros mais comuns é a venda de produtos sem disponibilidade em estoque. Com um sistema de gestão que automatize os processos de checagem dos itens, as chances de que algum produto indisponível seja posto à venda é drasticamente baixa. 

Outro exemplo é durante a separação dos produtos. Vamos supor que o cliente compra um celular, mas na hora de embalar, o responsável confunde e coloca um perfume na caixa, um produto totalmente diferente. 

Esse erro pode trazer prejuízos e deixar o cliente decepcionado com sua experiência. Automatizando os processos, é possível utilizar o sistema de gestão para fazer a checagem ao montar a embalagem. 

Otimiza a comunicação interna

Automatizar um e-commerce também significa integrar toda e qualquer informação em um único sistema. Essa vantagem permite que toda a equipe consiga ter acesso a dados que irão ajudá-los a resolver problemas ou se antecipar a inconveniências, não importa em qual setor esteja.

Por tratar-se de um sistema integrado, além de verificar as informações, também é possível delegar tarefas, encaminhar processos e atualizar detalhes de cada demanda. Essas rotinas também garantem que todos estejam cientes do que ocorre com os pedidos e com o e-commerce, aumentando a eficiência e produtividade das equipes.

Possibilita analisar em tempo real o que acontece no e-commerce

A análise é uma das grandes vantagens de ter um sistema integrado. Elaborar estratégias com base em dados atualizados e confiáveis transforma-se em um grande diferencial competitivo frente ao mercado.

Os relatórios podem ser personalizados com as informações necessárias para a tomada de uma decisão específica ou para que mostrem uma visão geral do que está acontecendo com o e-commerce.

Essa análise constante também permite acompanhar o crescimento do negócio, contando com informações mais gerenciais, de vendas e performance. Outras vantagens são a identificação de falhas nos processos, impedimentos, pontos de melhorias e até verificar a oportunidade de novos negócios de acordo com os resultados.

Como automatizar o e-commerce

Deixar os processos mais práticos no seu e-commerce é essencial para o sucesso do negócio. Como vimos, os benefícios são vários tanto para os clientes quanto para a empresa. 

Para automatizar processos no e-commerce é preciso contar com um sistema de gestão. Dentre as várias opções no mercado, o BSeller reúne quatro módulos que trabalham de forma integrada para gerenciar sua loja virtual: ERP, WMS, SAC e TMS. 

O sistema é utilizado por diversos grandes e-commerce, suportando a operação de sites como Estrela 10, Puma, O Boticário e Petlove. Conheça nossas soluções e tenha o mesmo software que as grandes lojas confiam para a gestão de seus negócios.